Handynummern DSGVO-konform erheben

1. Darf ich die Handynummern meiner Kunden abfragen?

Ja. Sie dürfen die Mobilfunknummern Ihrer Kunden einholen, wenn:

• Sie Ihre Kunden im Vorfeld darüber aufklären, wie ihre Daten genutzt werden
• Sie auf das Widerrufsrecht (Opt-Out) verweisen
• Sie die Mobilfunknummern auch tatsächlich nutzen, denn man darf nicht einfach irgendwelche Daten sammeln, sondern nur Daten, die auch tatsächlich benötigt werden. (vgl. Art. 5 Abs. 1 DSGVO)

Weitere Details zur DSGVO-konformen Einwilligung finden Sie in unserem Whitepaper DSGVO: Das gilt es beim Versand von SMS an Kunden zu beachten

Die IT-Recht Kanzlei München schlägt in ihrem Newsletter folgende Formulierung der Einwilligungserklärung vor:

Hier wird genau beschrieben, für welche Zwecke die erhobenen Daten genutzt werden, sowie auf die Möglichkeit des Widerrufs hingewiesen. Mit dem Hinweis „per E-Mail“ wird auf den Kanal hingewiesen, über den der Empfänger kontaktiert wird. Statt E-Mail könnte dort auch SMS stehen – schließlich geht es darum, Informationen direkt auf das Smartphone von Kunden zu bringen. Alternativ zu einer wie oben beschriebenen Auflistung könnten Sie Ihre Nutzer auch wählen lassen, zu welchen Themen sie kontaktiert werden möchten.

2. Darf ich die Handynummern von Interessenten abfragen, die noch keine Kunden sind?

Ja. Sie dürfen nicht nur die Mobilnummer oder Daten von aktiven Kunden abfragen, sondern auch von Personen, die es vielleicht erst noch werden möchten. Bei der Datenerhebung von Interessenten gelten die gleichen gesetzlichen Vorgaben, wie bei der Erhebung von Kundendaten (siehe 1.).

3. Wofür darf ich die erhobene Mobilnummer eines Kunden einsetzen?

Sie dürfen die Mobilnummer für die Zwecke nutzen, für die Sie von Ihrem Kunden eine Einwilligung (Opt-In) erhalten haben. Je nach Anwendungsfall und Use Case können das unterschiedliche Dinge sein, von Marketing-SMS über Zufriedenheitsanalysen, bis hin zu telefonischen Befragungen. Und: Wenn Sie die Mobilnummer Ihrer Kunden erheben möchten, dann müssen Sie diese auch nutzen. Das heißt, Sie können die Daten nicht einfach zur Sicherheit erheben, nur für den Fall dass Sie sie einmal brauchen könnten (vgl. Art. 5 Abs. 1 DSGVO).Es gibt hier allerdings eine Ausnahme: Versenden Sie eine SMS an Ihren Kunden, die im direkten Zusammenhang mit einem Service, einer Leistung oder Bestellung die er bei Ihnen beauftragt hat, steht, dann dürfen Sie ihm darauf bezogene Informationen auch ohne gesondertes Opt-In zusenden. Das könnte beispielsweise eine Information über die verspätete Zustellung eines Paketes sein, welches er erwartet.

4. Wie oft darf ich SMS an meine Kunden versenden?

Hier gibt es vom Gesetz her keine Einschränkung dazu, was beispielsweise die erlaubte maximale Anzahl je Woche ist. Sie sollten Ihren Kunden allerdings frühzeitig – im besten Fall bereits bei der Abfrage seiner Nummer – darüber aufklären, wie oft Sie vorhaben ihm per Kurznachricht Informationen zusenden.

5. Warum sollte mir ein Kunde seine Mobilnummer mitteilen?

Weil er sich dadurch einen Mehrwert erhofft. Und den sollten Sie ihm auch unbedingt bieten. Machen Sie deswegen bereits bei der Erhebung der Nummer deutlich, wie Ihr Kunde davon profitieren kann und wird. Beispielsweise, in dem Sie ihm allein für die Registrierung seiner Mobilnummer schon einen Gutschein oder Rabattcode zukommen lassen. Oder machen Sie deutlich, welchen zeitlichen Vorteil er aus dem Erhalt bestimmter Informationen per SMS im Vergleich zu Kunden hat, die diese Informationen lediglich per E-Mail erhalten – etwa wenn es um die Wiederverfügbarkeit von Produkten geht.

6. Kann ich die Einwilligung zum SMS-Erhalt einfach mit der Anmeldung zum Newsletter o. ä. kombinieren?

Im Blog der SCHÜRMANN, ROSENTHAL, DREYER Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB zum Thema Datenschutz erklären die Anwälte, dass eine Einwilligung zur Datenverarbeitung nicht grundsätzlich für mehrere Kanäle eingeholt werden kann. „Liegen verschiedenen Werbekanälen verschiedene Verarbeitungszwecke zugrunde, ist in jedem Fall auf gesonderte Einwilligungen für jeden einzelnen Werbekanal zu achten. Also etwa eine Einwilligung für E-Mail-Newsletter bezüglich aktueller Produkt-Angebote und eine Einwilligung für SMS-Nachrichten mit Serviceleistungen. Insoweit darf das zitierte BGH-Urteil nicht falsch verstanden werden: Multikanaleinwilligungen sind nur dann zulässig, wenn die Werbung über alle Kanäle demselben Zweck dient.“2

1. Mobilnummern lokal im Store abfragen

Über Aufsteller oder Plakate können Sie Kunden direkt im Geschäft dazu animieren, Ihnen ihre Mobilnummer mitzuteilen. Bieten Sie als Anreiz für die Registrierung beispielsweise einen Sofort-Rabatt an, den Ihre Kunden noch für diesen Einkauf auf ihren Warenkorb anrechnen lassen könnten. Sie können die Einwilligung zur Datenverarbeitung sowohl mit einem Single-Opt-In, als auch mit einem Double-Opt-in einholen. Beim Single-Opt-In reicht bereits das Ankreuzen eines Kästchens zur Einwilligung in die Datenverarbeitung aus. Beim Double-Opt-In Verfahren hingegen wird die Einwilligung der betroffenen Person, wie der Name bereits andeutet, doppelt eingeholt.4 Letzteres wird von den meisten Rechtsanwälten empfohlen.

a) So könnte es mit einem Single-Opt-In ablaufen:

• Platzieren Sie auf dem Aufsteller oder Plakat den Hinweis, dass sich Ihre Kunden mit Ihrer Mobilnummer für besondere Angebote registrieren können. Machen Sie dabei deutlich, für welche Zwecke genau Sie die Nummer nutzen möchten.
• Erklären Sie außerdem, wie sich Ihr Kunde wieder von der Versandliste austragen kann, sollte er keine weiteren Benachrichtigungen mehr von Ihnen erhalten wollen (Widerrufsrecht bzw. Opt-Out).
• Weisen Sie ein Stichwort, bspw. ANGEBOTE, aus, das von Ihrem Kunden per SMS an einen Shortcode geschickt werden muss. Darüber wird die Absendernummer für den Angebotsversand registriert.
• Der Versand des Keywords an den Shortcode kann als das Ankreuzen des Kästchens beim einfachen Opt-In (Single-Opt-In) des Kunden und damit als Einwilligung zur Nutzung seiner Mobilnummer verstanden werden – allerdings nur für die auf dem Plakat aufgeführten Zwecke.
• Achten Sie darauf, dass Sie die Einverständniserklärung Ihres Kunden zur Nutzung seiner Mobilnummer speichern und bei Bedarf nachweisen können, dass Ihnen diese vorliegt.
• Als Antwort auf das versendete Stichwort erhält der Kunde eine SMS mit seinem Gutscheincode.

b) So könnte es mit einem Double-Opt-In aussehen:

• Alternativ zu einem einfachen Opt-In können Sie für den gesamten Prozess auch ein Double-Opt-In wählen. In dem Fall erhält der Kunde auf das von ihm versandte Stichwort eine SMS mit einem Link, der wiederum zu einer Registrierungsseite führt.
• Es wird also nicht bereits der Versand des Stichwortes als Einverständniserklärung des Kunden angesehen, sondern erst die erfolgreich abgeschlossene Registrierung über die verlinkte Homepage als solche gewertet.
• Auf dieser Homepage kann Ihr Kunde seine Daten hinterlegen und abschließend in die Nutzung seiner Daten durch Sie einwilligen. Optional können Sie dort auch andere Daten, zum Beispiel Einkaufspräferenzen oder besondere Interessen im Hinblick auf Angebote, abfragen.
• Auf der Registrierungsseite können Sie, ergänzend zu den Angaben auf dem Banner, weitere Informationen zum Registrierungsprozess wie auch Informationen zum Opt-Out bereithalten.
• Auch beim Double-Opt-In gilt: Speichern Sie die Einwilligung Ihres Kunden sorgfältig ab, so dass diese bei Bedarf nachgewiesen werden kann.

2. Direktansprache eines Kunden

Neben einem Aufsteller können Sie auch direkt in die Interaktion mit Ihren Kunden treten. Sprechen Sie sie beispielsweise beim nächsten Einkauf einfach an der Kasse an, oder fragen Sie während einer Messe, ob Sie die Mobilnummer zwecks Angebotsübermittlung nutzen dürften.

Granit, ein schwedischer Anbieter für Wohnaccessoires, geht genau diesen Weg: Über einen Aufsteller im Laden und beim Bezahlvorgang werden Kunden gefragt, ob sie Mitglied im Kundenclub von Granit werden möchten. Für die Registrierung wird lediglich die Mobilnummer des Kunden erhoben, über die er im Anschluss eine SMS zur Registrierungsseite erhält. Rund 75 % der befragten Kunden nutzen die Registrierungsmöglichkeit per SMS. Den ganzen Case von Granit gibt es hier.